1.符合在外住宿申请条件的学生到所在学院领取《南京信息工程大学学生申请在外住宿审批表》（一式三份），领取审批表时须提供如下材料：
（1）本人申请：应如实填写在外住宿原因和个人基本信息，并提供相关依据和拟住宿地情况（并保证住宿环境良好、住宿地与学校之间交通便利、安全）、联系方式；
（2）申请走读的学生需提供拟住宿的房源证明（房产证复印件）；
（3）因身体原因确需在外住宿的，应提供经校综合门诊部确认的县级以上医院证明；
（4）申请在外住宿，若不住在自己家中，需寄居亲属家，应提供相互关系的有效证明（由申请者父母出具）、亲属担保意见和亲属的身份证、房产证复印件；租房居住者提供租房契约（出租屋须有出租许可证）。
（5）家长（或监护人）陪读的相关承诺书和证明材料。
2.申请人按照要求如实填写《南京信息工程大学学生申请在外住宿审批表》中相关内容。
3．辅导员必须与申请人家长沟通，认真核实情况后签署意见，报学院讨论。需核实的情况包括：
（1）申请人申请校外住宿的理由是否属实，所需材料是否齐全；
（2）确认申请人父母（或亲属）身份，确认申请人父母（或亲属）是否亲自来学院担保，确认陪读的时间情况；
（3）申请人在外住宿地点是否属实，住宿环境是否良好；
（4）住宿所在地与学校之间是否交通便利、安全；
（5）其它需要核实的内容。
4. 学院讨论通过后，将《南京信息工程大学学生申请在外住宿审批表》及有关材料报学生工作处审核，学生工作处审批、备案。
5. 获准在外住宿的学生及其家长（或亲属）与学院签订《南京信息工程大学学生在外住宿协议书》。学院将在外住宿学生名单报宿舍管理中心，学生到宿舍管理中心登记，办理退床位、调整住宿收费等相关手续。宿舍管理中心将在外住宿学生名单汇总到财务处。
6.《南京信息工程大学学生申请在外住宿审批表》一式三份，学生工作处、财务处、学生宿舍管理中心各留存一份。《南京信息工程大学学生在外住宿协议书》一式两份，学生所在学院和学生本人各一份，有关证明材料及协议由学生所在学院留存备查。
